květen/červen 2023 | A-Z ELEKTRO | 23 SOFTWARE Onlio, a.s. U Garáží 1611/1, 170 00 Praha 7 Holešovice Tel.: +420 222 744 755 E-mail: info@onlio.com www.onlio.com Foto: Onlio Má DMS nedostatky? Určitým problémem může být, že se mnoho firem v rámci neustále se posunující digitalizace procesů soustředí vždy na agendu konkrétního oddělení. Ve spoustě případů pak vzniká mnoho samostatně dobře fungujících procesů, které však dohromady vytváří složité a nepřehledné prostředí pro koncového uživatele. Kromě zmíněného je nejčastější námitkou zaměstnanců proti DMS různých platforem nízká rychlost odezvy systému. Dle výzkumu International Data Corporation více než 80 % vedoucích pracovníků udává, že problémy s efektivitou vznikají z důvodu nedostatečného provázání interních systémů a aplikací. Jiný průzkum téže společnosti zjistil, že klíčoví zaměstnanci stráví dohledáváním informací obrovských 20 až 30 % pracovní doby. Produkt českých vývojářů řídí procesy nadnárodních korporací Řešení těchto problémů, spolu s požadavkem na bezproblémovou práci lidí a týmů na dálku (ještě před Covid 19), stálo jako zadání na počátku vývoje DMS platformy eDoCat české společnosti Onlio. Dnes jejich produkt využívá řada českých i celosvětově působících firem. Vývoj samozřejmě pokračuje dál a Onlio tak v oboru konkuruje i velkým světovým softwarovým společnostem. Digitalizovat lze i veškeré procesy, do kterých vstupují dokumenty v papírové podobě. To znamená, že se firma může, pokud legislativa nehovoří jinak, postupně zbavit celého archivu ve skříních. „Jedním z nástrojů, který lze pro digitalizaci i správu elektronických dokumentů použít, je eDoCat DMS, který uživatele nijak nelimituje v počtu, ani struktuře dokumentových typů. Na jejich základě se poté dělá klasifikace dokumentů v úložišti, díky čemuž jde snáze dokumenty vyhledávat, lze je spojovat a dobře tak řídit procesy a oběh uvnitř firmy. Systém lze také snadno napojit na jiný informační systém, typicky třeba ERP,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio. Proces vydávání i přijímání faktur Významným typem dokumentů jsou ve firmách přijaté faktury. Jejich zpracování vyžaduje většinou součinnost několika lidí, přičemž i malá chyba může mít právní dohru. Společnost Onlio, která systém eDoCat vyvinula, dokázala tuto správu agendy přijatých faktur dodat zákazníkovi tak precizně, že za ni dokonce v listopadu roku 2022 získala hlavní cenu v soutěži Případová studie roku vyhlašované odborným časopisem CIO Business World. Jednalo se o rozsáhlý projekt pro jeden z nejvýznamnějších mlékárenských koncernů sdružující mlékárny v česku i zahraničí. „Náš systém dokázal komplexně obhospodařit procesy spojené s přijatými fakturami již před touto spoluprací. Pro tuto konkrétní zakázku však bylo vzhledem ke složitosti interních schvalovacích procesů potřeba poskytnout daleko sofistikovanější řešení. Využili jsme kombinace funkce RPA – robotického zpracování dokumentů, které je dostupné v rámci eDoCat DMS, a možnosti psát pro zákazníky malé skripty mimo produkt tak, aby celý systém dokázal správně pracovat i v podniku, kde jsou interní schvalovací procesy faktur mimořádně složité,“ pokračuje Pavel Nykl s tím, že systém je i nadále univerzální a vhodný i pro firmy, jejichž interní schvalovací procesy nejsou tak náročné. „Neznamená to, že bychom „Náš systém dokázal komplexně obhospodařit procesy spojené s přijatými fakturami již před touto spoluprací. Pro tuto konkrétní zakázku však bylo vzhledem ke složitosti interních schvalovacích procesů potřeba poskytnout daleko sofistikovanější řešení.“ Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio vytvořili aplikaci pouze pro jednu firmu, jen jsme vhodně využili nástroje, které jsou v eDoCat DMS našim uživatelům dostupné,“ doplňuje. Výhodou DMS eDoCat je i fakt, že uživatelé si jej mohou více méně spravovat sami. Díky vhodně zvoleným modulům si totiž dokážou s pomocí vlastního IT oddělení upravovat a přidávat dokumentové typy dle toho, jak firma potřebuje a nemusí se s každým změnovým požadavkem obracet na výrobce. To samozřejmě šetří náklady za dodavatelské služby. Firemní procesy řízené pomocí různých platforem DMS jsou v současné době nutnou podmínkou a základním předpokladem pro růst a konkurenceschopnost firem. Řízení toku dokumentů, okamžitý přehled o stavu technologií i jakékoliv pracovní činnosti, možnost kdykoliv navázat na předešlé projekty spolu se schopností vynutit si na uživatelích dodržování firemních pravidel, to je pevný základ pro práci schopných manažerů. Více informací na www.onlio.com
RkJQdWJsaXNoZXIy Mjk3NzY=