listopad/prosinec 2023 | A-Z ELEKTRO | 19 INFORMAČNÍ STRUKTURY Onlio, a.s. U Garáží 1611/1, 170 00 Praha 7 Holešovice Tel.: +420 222 744 755 E-mail: info@onlio.com www.onlio.com Foto: Onlio řídí také to, kdo může, a především jak může s dokumentem manipulovat. To je nesmírně důležité pro bezpečnost informací, protože kvalitní DMS zkrátka nedovolí člověku, který nemá dostatečné oprávnění, dokument například smazat, ale ani editovat, přejmenovat, přesunout či kopírovat jinam. DMS tedy pomáhá udržet ono firemní zlato v bezpečí tak, aby se nedostalo k nikomu nepovolanému uvnitř či dokonce vně společnosti. DMS ale zároveň mění hru i v tom, jak by firmy měly uvažovat nejen nad svými dokumenty, ale i nad jejich umístěním. Není neobvyklé, že i kritická data se nacházejí na mnoha sdílených discích, k nimž má přístup prakticky kdokoliv a ani nastavená uživatelská oprávnění nedokážou skrýt obsah, k nimž daný člověk nemá mít přístup. Informační systémy, které s daty dále pracují, je musí „hledat“ napříč úložišti a nepořádek je na světě. „Centrální design správy firemních dokumentů má obrovskou přidanou hodnotu. Pokud máte DMS a používáte ho jako jeden ze základních firemních systémů, můžete správu dokumentů centralizovat a skrze – opět centrálně řízenou – integrační platformu publikovat pouze k těm uživatelům a systémům, které k nim mají mít přístup,“ říká dále Pavel Nykl s tím, že pokud mají firmy tento krok vyřešený, mohou využívat další benefity DMS, jako je například propojení souvisejících dokumentů, anebo elektronická výměna strukturovaných dat bez zatěžujícího ručního zásahu uživatelů. „Znamená to, že můžete přestat přemýšlet nad tím, kam všechny dokumenty patří, protože se změní v jednu entitu, která je uložená na jednom místě – v DMS,“ uzavírá. Více informací na: http://rizenadokumentace.edocat.cz Onlio, a.s. Onlio je ryze česká IT společnost specializující se na softwarové produkty zaměřené na digitalizaci firemních procesů a systémovou integraci. Onlio disponuje nejvyšší certifikací v celosvětové síti partnerů Pipedrive CRM (Elite) a Atlassian (Platinum Solution partner Enterprise), kde patří mezi 10 největších partnerů v Evropě. Vlastní produkt eDoCat DMS postavený na platformě Alfresco CE je jedním z řešení s nejlepším poměrem cena/výkon na současném trhu nástrojů pro správu elektronických dokumentů a řízení jejich oběhu pomocí workflow, což dokládají mnohá prestižní ocenění, např. IT produkt roku anebo opakované úspěchy v soutěži CIO Business world Případová studie roku.
RkJQdWJsaXNoZXIy Mjk3NzY=